Wenn die Ordner mit den Kontoauszügen immer dicker werden, fragt man sich häufig, wann man die Belege endlich entsorgen können. Eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht gibt es für Privatleute nur in Ausnahmefällen. Doch es kann sinnvoll sein, die Kontoabrechnungen trotzdem einige Zeit zu behalten.
Diese Unterlagen müssen aufgehoben werden
Zahlungsbelege für Handwerker- oder Dienstleistungen rund um Grundstück und Gebäude müssen bis zu zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Dabei geht es aber nicht um die Finanzen des Kunden, sondern der Fiskus will im Bedarfsfall kontrollieren können, ob ein Unternehmen die Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen hat. Die Frist beginnt zum Ende des jeweiligen Kalenderjahres zu laufen.
Sonderpflichten für Besserverdiener
Für Privatpersonen mit positiven Einkünften von mehr als 500.000 Euro im Jahr besteht eine besondere Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge von sechs Jahren.
Drei Jahre Aufbewahrung sind empfehlenswert
Doch auch für Verbraucher mit niedrigeren Einkünften kann es sinnvoll sein, die Bankbelege freiwillig einige Jahre lang aufzuheben. Vor allem bei größeren Anschaffungen oder Investitionen lässt sich dann mithilfe des Kontoauszugs auch später noch zweifelsfrei belegen, dass eine Zahlung tatsächlich geleistet wurde. Orientierung für die Aufbewahrungsdauer bietet die gesetzliche regelmäßige Verjährungsfrist. Sie beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Zahlung erfolgt ist und beträgt grundsätzlich drei Jahre.
Da sich die gesetzliche Gewährleistungsfrist für Handwerkerleistungen auf fünf Jahre beläuft, kann bei Arbeiten von Handwerkern auch eine entsprechend längere Archivierung ratsam sein.
Elektronischer Kontoauszug gilt als Nachweis
Immer mehr Bankkunden ziehen elektronische Kontoauszüge der papiergebundenen Form vor. Da stellt sich die Frage, ob die digitalen Belege im Ernstfall genauso als Zahlungsnachweis gelten. Das Bundesfinanzministerium hat den Finanzämtern hierzu schon im März 2006 eine klare Anweisung erteilt: Wenn ein Steuerpflichtiger einen Kontoauszug vorlegt, den eine Bank im unveränderbaren PDF-Format erstellt hat, gilt seine Nachweispflicht als erfüllt.
Tipp: Manche Banken bieten ein Online-Postfach an, in dem sie die elektronischen Kontoauszüge zum Beispiel drei Jahre lang zur Verfügung stellen. Wer die Belege länger archivieren will, kann die Auszugs-Dateien auf den eigenen Computer herunterladen und zur Sicherheit regelmäßig eine Kopie auf einem separaten Speichermedium wie etwa einem USB-Stick anfertigen.
